賃金台帳の保存期間と給与ソフト解約時のデータ保存の注意点
賃金台帳や給与明細の法定の保存期間、保存すべき書類の一覧、給与計算ソフトを解約するときのデータ出力と、保管方法の注意点を解説します。
賃金台帳は、労働基準法により、記録の完結の日から5年間保存する義務があります（当分の間は経過措置として3年間とされています）。給与計算ソフトを解約すると、サービスによってはデータを閲覧できなくなるため、解約前に賃金台帳などを出力し、保存期間を満たす形で保管することが重要です。この記事では、保存すべき書類、保存期間、解約時の手順を説明します。
賃金台帳とは
賃金台帳は、従業員ごとの賃金の計算の根拠と支払いの状況を記録する帳簿で、労働基準法第108条で、事業場ごとに作成し、賃金の支払いのたびに記入することが定められています。記載する事項は、氏名、性別、賃金の計算期間、労働日数、労働時間数、時間外・休日・深夜の労働時間数、基本給や手当の種類と額、控除額などです。給与計算ソフトは、これらの項目を含む賃金台帳を出力できるものが一般的です。
保存期間
| 書類 | 保存期間の目安 | 根拠のイメージ |
|---|---|---|
| 賃金台帳 | 5年（当分の間3年） | 労働基準法 |
| 労働者名簿 | 5年（当分の間3年） | 労働基準法 |
| 雇用契約書・出勤簿・タイムカード | 5年（当分の間3年） | 労働基準法 |
| 源泉徴収簿・源泉徴収票（控え） | 7年 | 所得税法関係 |
| 扶養控除等申告書、保険料控除申告書 | 7年 | 所得税法関係 |
| 社会保険の届出関係の書類 | 2年（保険によって異なる） | 健康保険法・厚生年金保険法の施行規則など |
| 雇用保険の被保険者関係の書類 | 2年または4年 | 雇用保険法施行規則 |
保存期間の起算点（いつから数えるか）は書類によって異なります。2020年4月の労働基準法の改正で、賃金台帳などの保存期間は3年から5年に延長されましたが、当分の間は3年とする経過措置があります。経過措置の扱いは変更される可能性があるため、厚生労働省の最新の案内で確認してください。また、会社の判断で、5年以上や、より長期間保存しておくことも、トラブル対応の観点から有効です。
解約するとデータはどうなるか
給与計算ソフトを解約した後のデータの扱いは、サービスによって大きく異なります。
- 解約と同時に閲覧不可になる
- 解約後、一定期間（例：数か月）だけ閲覧・ダウンロードが可能
- 解約後も、データが残り、閲覧のみ可能（有料の場合あり）
- データが完全に削除される
どの扱いかは、契約前に利用規約やヘルプで確認しておくことが大切です。
解約前のデータ保存の手順
- 出力できるデータの種類を確認する：賃金台帳、給与明細、賞与明細、源泉徴収票、勤怠データ、従業員情報など。
- PDFで出力する：賃金台帳、明細、源泉徴収票は、PDFで保存すると、ソフトがなくても閲覧できる。
- CSVで出力する：再利用や、次のソフトへの移行用には、CSVが便利。
- ファイルの整理：「年度」「従業員別」などでフォルダを分け、ファイル名に日付を入れる。
- バックアップを取る：クラウドストレージや外付けドライブなど、2か所以上に保存する。
- 保存できたことを確認する：実際にファイルを開いて、内容が正しいかを確認する。
- 解約手続きを行う：全データの保存を確認してから、解約する。
保管するときの注意点
- アクセス制限：給与データは重要な個人情報です。保存先のフォルダには、担当者だけがアクセスできる設定にする。
- パスワード・暗号化：ファイルにパスワードをかける、暗号化されたストレージを使う。
- 保存期間後の廃棄：保存期間が過ぎたデータは、復元できない方法で廃棄する。
- 退職者の書類：退職した従業員の賃金台帳なども、保存期間が満了するまで保管する。
電子帳簿保存法との関係
給与関係の書類（賃金台帳や源泉徴収簿など）の一部は、電子データで保存する場合の要件が、電子帳簿保存法で定められているものと、そうでないものがあります。給与明細や源泉徴収票を、電子データのみで保存する場合の要件は、書類の種類ごとに異なるため、国税庁の案内で確認するか、税理士に確認してください。
乗り換えのときの注意
新しいソフトに乗り換える場合も、旧ソフトの賃金台帳は法定の期間、保存が必要です。新ソフトに過去のデータを取り込めない場合は、旧ソフトで出力したPDFを保管しておきます。移行の詳細は乗り換えの手順をご覧ください。
ソフトを選ぶときに確認すること
- 賃金台帳を、法定の記載項目を満たす形で出力できるか
- 解約後のデータの閲覧期間と、ダウンロードの方法
- 一括でダウンロードできる機能があるか
- 出力形式（PDF、CSV）
選び方の全体像は給与計算ソフトの選び方でまとめています。
専門家に相談したほうがよいケース
保存期間の起算点や、書類ごとの保存方法の判断に迷う場合、過去の賃金について従業員から問い合わせや請求があった場合は、社会保険労務士に確認してください。
保存ルールを社内で決めておく
法律上の最低限の期間を満たすだけでなく、誰が、どこに、いつまで保存するかを社内の取り決めとして文書にしておくと、担当者が交代しても保存漏れを防げます。たとえば「毎年1月に前年分の賃金台帳と源泉徴収票をPDFで出力し、共有の保管フォルダへ保存する」「保存期間の満了年を表にして、毎年1回廃棄の要否を確認する」といった運用です。ソフトの解約時だけでなく、日常的に年1回のバックアップを取る習慣をつけておけば、サービス終了や障害といった想定外の事態にも備えられます。
よくある質問
紙の賃金台帳をなくして、電子データだけでもいいですか。
賃金台帳は、電子データでの作成・保存も認められています。ただし、必要なときに速やかに出力できる状態にしておく必要があります。
退職した人の賃金台帳も保存が必要ですか。
はい。退職後も、保存期間が満了するまで保存が必要です。
保存期間が過ぎたら、すぐ廃棄してもいいですか。
法的には可能ですが、過去の賃金に関する請求などに備えて、実務上はより長く保存する会社もあります。
